California Domestic Workers Coalition

Program Logistics & Administrative Coordinator

Based in Southern California
(Hybrid)

 

About the Organization
The California Domestic Workers Coalition (CDWC), a fiscally-sponsored project of the Center for Empowered Politics Education Fund, is a coalition of grassroots domestic worker organizations and their supporters from the labor, faith, domestic employer, women and other grassroots communities, who are working to advance the rights of domestic workers. In California, there are approximately 300,000 domestic workers. We have come together as a statewide network to build the leadership and political power of domestic workers and to ensure that statewide laws and agencies protect domestic workers. Finally, we work to inspire all Californians to uphold the dignity of domestic workers inside and outside of our homes.

Position Overview
The Program Logistics & Administrative Coordinator reports to the Operations Manager and works in close partnership with program, campaign, and operations staff to coordinate the administrative and logistical infrastructure that powers CDWC’s Domestic Worker & Employer Outreach and Education Program (DWEOP).

This role ensures that DWEOP activities are executed with operational excellence — including training coordination, event logistics, materials preparation, tracking systems, participant management, and compliance documentation. The Coordinator plays a critical role in translating DWEOP strategy into well-run, values-aligned implementation systems that support domestic worker leaders, employers, coalition partners, and community stakeholders across California. The ideal candidate is detail-oriented, mission-aligned, and skilled at building clear systems that support grassroots organizing and movement-based program work.

Responsibilities:
The following responsibilities are intended to describe the general nature and level of work being performed. They are not intended to be an exhaustive list of all responsibilities, duties, and skills required. Duties may change at any time with or without notice

DWEOP Logistics 
Coordinate logistics for Domestic Worker & Employer Education and Outreach Program (DWEOP) including multi-day trainings, workshops, outreach events, community forums, and leadership development sessions. Manage end-to-end training coordination, including:

• Scheduling and calendar management
• Venue and virtual platform coordination
• Registration tracking and attendance confirmation
• Participant communications and reminders
• Access needs and ADA coordination
• Interpretation and translation logistics
• Materials preparation and distribution
• Stipend and reimbursement coordination
• Food, travel, lodging, and accommodations
• Safety and security planning
• Develop and maintain event tracking systems to monitor participation, engagement metrics, and program deliverables.
• Support post-training follow-up processes, evaluation tracking, and reporting documentation.
• Coordinate logistics for statewide and regional convenings  connected to DWEOP initiatives.
• Monitoring and maintaining resource inventory.
• Coordinate with affiliate organizations, coalition partners, and staff project teams to ensure smooth and inclusive event implementation.
• Work with businesses, vendors, consultants, and service providers (venues, interpreters, translators, printing vendors, childcare providers, caterers, equipment rentals, technology platforms, etc.)
• Coordinate support from staff and volunteers for logistics execution.
• Track logistics-related expenditures and ensure alignment with activity and campaign budgets.
• Coordinate statewide production and dissemination of multilingual educational and campaign materials (print and digital).
• Travel regularly throughout California, including:
  • Southern California-Los Angeles (approximately monthly)
  • Sacramento (up to 10 times during campaign season)
  • Bay Area events (approximately 4 times per year)
  • Events may require evenings and/or weekend work.

Operations & Administrative Systems

• Manage coalition office spaces (Los Angeles), external storage units, and shared equipment to ensure secure, organized, and well-maintained environments.
• Update and implement internal administrative and operational guidelines, including procedures for office use, storage access, equipment borrowing, and logistics requests.
• Maintain centralized databases for DWEOP participants, employer engagement, partner organizations, and campaign contacts.
• Maintain DWEOP calendars, implementation timelines, and project management systems.
• Support documentation of DWEOP workflows, toolkits, templates, and internal guides to strengthen institutional knowledge and continuity.
• Coordinate vendor communications and process invoices, reimbursement requests, W-9s, and supporting documentation for timely payment processing (with  Logistics & Administrative Coordinator support as needed).
• Track and support distribution of coalition materials, care packages, campaign art, Know Your Rights materials, and other supplies.
• Participate in digital security compliance requirements and systems implementation.
• Support internal cross-team communication to ensure clarity of roles, timelines, deliverables, and accountability across program, operations, and coalition teams.

Program Support, Interpretation & Engagement

• Coordinate Language Access support for DWEOP meetings and activities, including:
  • Language interpretation partner coordination (consecutive and/or simultaneous English–Spanish)
  • Document translation
  • Note-taking and timekeeping
  • Technology support
  • Support post-training follow-up processes, evaluation tracking, and reporting documentation.
  • Take on day-of-event roles as needed, including responsibilities outside primary focus areas.
  • Build and maintain strong working relationships with coalition members, domestic workers, employers, and partner organizations.

Systems Coordination

• Maintain DWEOP calendars, implementation timelines, and project management systems.
• Support documentation of DWEOP processes, toolkits, and internal guides to strengthen institutional knowledge.
• Coordinate vendor relationships related to DWEOP implementation (venues, interpreters, translators, printing, catering, technology platforms).
• Support internal communications across programs, operations, and coalition teams to ensure clarity of roles, deliverables, and deadlines.

Administrative Support

• Track DWEOP-related expenses including stipends, outreach materials, travel, venue costs, and vendor payments.
• Prepare and process invoices, reimbursements, and documentation in coordination with fiscal sponsor partners.
• Support grant deliverable tracking for DWEOP initiatives, including maintaining reporting timelines and compliance documentation.
• Assist with regranting logistics and documentation processes when applicable to DWEOP initiatives.
• Maintain organized digital and physical records for audit and compliance purposes.

Coalition & Stakeholder Coordination

• Prepare meeting materials, take notes when needed, and track follow-up action items.
• Support travel coordination and scheduling for program staff and domestic worker leaders participating in outreach or campaign activities.
• Assist in maintaining strong communication systems with grassroots partners and employer networks.
• Provide staffing support for Coalition meetings, mobilizations and other statewide activities, including and not limited to: providing language interpretation for smaller groups, translating documents, tech support, note-taking, and timekeeping
• Facilitate some agenda items, relationship-building activities and break out groups
• Take on day-of activity roles that may or may not reflect primary areas of work
• Build relationships with Coalition members
• Participate in all meetings including bi-weekly all staff meetings and bi-weekly Steering Committee prep calls and meetings. Participation may include creating agendas, facilitating, tech support, note-taking, and timekeeping

Required Qualifications

• 3-5 years experience and skills in organizational operations and logistics work—including office operations, communications systems, logistics, and event planning.
• Bilingual proficiency in English and Spanish (written and verbal) 
• Strong organizational and project management skills with demonstrated ability to manage multiple moving pieces simultaneously.
• Experience coordinating events, training, or program logistics in a nonprofit, grassroots, or community-based setting.
• Ability to build and maintain tracking systems (spreadsheets, databases, project management tools).
• Proficient in the use of Google workspace and Microsoft programs such as Word, Excel, and Powerpoint.
• Strong written and verbal communication skills.
• Ability to manage confidential participant and organizational information with integrity.
• Demonstrated commitment to racial, gender, economic, and immigrant justice.
• Grounded in or connected to the experiences of low-wage workers, immigrant communities, and women of color leadership.
• Ability to work collaboratively across teams and in coalition spaces.

Preferred Qualifications

• Proficiency in additional languages spoken by the communities we serve — such as Tagalog, Mandarin, or Cantonese — is also highly valued.
• 3-5 years of experience in nonprofit program coordination, campaign or program logistics, or administrative support.
• Experience aligning operations and logistics (including vendor selection) with organizational values, including language and disability justice. 
• Experience supporting outreach, education, or workforce rights programs.
• Experience coordinating multilingual trainings and community-based events.
• Familiarity working within coalition, labor, or grassroots movement organizations preferred.
• Experience working within fiscal sponsorship structures preferred. 
• Proficiency in project management platforms and database tracking systems.
• Experience supporting grant reporting or compliance documentation.

Employment Terms
This is a full time position. This position is 40 hours per week. This position has an estimated salary range of $32.70 – $37.50 per hour (estimated at $68,000 – 78,000 annually) depending on experience. This position is non-exempt. Non-exempt employees are generally eligible for overtime pay for all hours worked beyond 8 in a single workday and/or 40 hours in a single workweek. This is also a union position, with terms and conditions set forth in a Collective Bargaining Agreement, which is in the process of being negotiated. We offer a competitive health benefits package that includes: medical, dental, vision, and a generous paid time off schedule. 

Please note this job description is not designed to cover or contain a comprehensive listing of activities, duties, or responsibilities required of the employee. Duties, responsibilities, and activities may change at any time with or without notice. We are an equal opportunity employer and are committed to building a team that reflects the communities we serve. We welcome applicants of all backgrounds, experiences, and identities, including those who have been historically underrepresented in nonprofit leadership and advocacy spaces. We value lived experience alongside professional experience and recognize that skills and qualifications are developed in many settings—both formal and informal.

All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, ancestry, national origin, citizenship status, religion or creed, sex, gender identity or expression, sexual orientation, pregnancy or reproductive health decisions, marital status, age, disability, medical condition, genetic information, military or veteran status, or any other characteristic protected by federal, state, or local law.

Work Environment / Physical Demands
This is a hybrid-remote position based in Southern California, with a primary presence in Los Angeles County and regular in-person engagement throughout the region. The role includes periodic travel to CDWC office locations in Oakland and San Francisco, as well as occasional statewide travel as needed. While candidates do not need to reside in Los Angeles County, those based in Southern California are strongly encouraged to apply. The Coalition maintains a statewide footprint, and this role supports cross-regional coordination and partnership. Able to work on a computer, including sitting at a desk for extended periods of time, with or without reasonable accommodation; manual dexterity to operate a keyboard; able to read a computer screen and printed materials with or without vision aids; able to speak clearly and audibly on the phone and in person and be understood by others; able to hear and understand speech, including on the phone; able to understand and follow oral and written instructions. Must be able to stretch, bend, kneel, twist, squat, reach above or below the shoulder, push, grasp, and lift up to 48 pounds. Able to walk, drive, write, stand, and sit.

How to Apply
Submit a résumé and short answers to the following application questions through this job portal, Applications will be reviewed as received - https://workforcenow.adp.com/mascsr/default/mdf/recruitment/recruitment.html?cid=c858a322-00a0-4526-9713-59699ec1e4bf&ccId=9200864681528_2&jobId=580066&source=CC2&lang=en_US 

• Why are you interested in this role at California Domestic Workers Coalition? How does our mission align with your personal and professional values?
• Are you able to communicate fluently in both English and Spanish?
• Tell us about your experience supporting hiring, workforce planning, or staffing operations. How have you used data, systems, or forecasting to inform staffing decisions?
• Tell us about your experience building or supporting performance management, accountability, or internal governance systems. What was your role, and what impact did it have?

CDWC contracts with Resilient Strategies LLC for backend and operational support including hiring and employment. Resilient Strategies is an equal opportunity, affirmative action employer. Folks who are queer, trans, non-binary, Black, Indigenous, people of color, disabled, parents, are/have been system-impacted, are immigrants, and anyone who has experienced systemic oppression and/or gender-based violence are encouraged to apply. Pursuant of the San Francisco Fair Chance Ordinance, we will consider qualified applicants with arrest and conviction records for employment. 

 

Sobre la organización
La Coalición de Trabajadoras del Hogar de California (CDWC), un proyecto patrocinado fiscalmente por el Center for Empowered Politics Education Fund, es una coalición de organizaciones comunitarias de trabajadoras del hogar y sus aliados de los sectores laboral, de fe, empleadores domésticos, mujeres y otras comunidades de base que trabajan para avanzar los derechos de las trabajadoras del hogar.

En California hay aproximadamente 300,000 trabajadoras del hogar. Nos hemos unido como una red estatal para fortalecer el liderazgo y el poder político de las trabajadoras del hogar y asegurar que las leyes estatales y las agencias gubernamentales protejan sus derechos.

También trabajamos para inspirar a todas las personas en California a defender la dignidad de las trabajadoras del hogar dentro y fuera de nuestros hogares.

Descripción del puesto

• El/la Coordinador/a de Logística de Programas y Administración reporta al/la Gerente de Operaciones y trabaja en estrecha colaboración con el personal de programas, campañas y operaciones para coordinar la infraestructura administrativa y logística que impulsa el Programa de Alcance y Educación para Trabajadoras del Hogar y Empleadores (DWEOP) de CDWC.
• Este rol asegura que las actividades de DWEOP se ejecuten con excelencia operativa, incluyendo:
  • coordinación de capacitaciones
  • logística de eventos
  • preparación de materiales
  • sistemas de seguimiento
  • manejo de participantes
  • documentación de cumplimiento
• El/la coordinador/a desempeña un papel clave en traducir la estrategia del DWEOP en sistemas de implementación bien organizados y alineados con los valores de la organización, que apoyen a:
  • líderes trabajadoras del hogar
  • empleadores
  • aliados de la coalición
  • actores comunitarios en todo California.
• La persona ideal es orientada al detalle, comprometida con la misión y con habilidades para construir sistemas claros que apoyen el trabajo organizativo de base y los programas del movimiento.

Responsabilidades
Las siguientes responsabilidades describen la naturaleza general del trabajo. No constituyen una lista exhaustiva de todas las funciones. Las responsabilidades pueden cambiar en cualquier momento con o sin previo aviso.

Logística del DWEOP

• Coordinar la logística del Programa de Educación y Alcance para Trabajadoras del Hogar y Empleadores (DWEOP), incluyendo:
  • capacitaciones de varios días
  • Talleres
  • eventos de alcance comunitario
  • foros comunitarios
  • sesiones de desarrollo de liderazgo.
• Gestionar la coordinación completa de capacitaciones, incluyendo:
  • programación y gestión de calendarios
  • coordinación de espacios y plataformas virtuales
  • seguimiento de registros y confirmación de asistencia
  • comunicaciones con participantes y recordatorios
  • coordinación de necesidades de accesibilidad y ADA
  • logística de interpretación y traducción
  • preparación y distribución de materiales
  • coordinación de estipendios y reembolsos
  • alimentos, viajes, hospedaje y alojamiento
  • planificación de seguridad.
• Desarrollar y mantener sistemas de seguimiento de eventos para monitorear:
  • Participación
  • métricas de participación
  • entregables del programa.
• Apoyar procesos posteriores a las capacitaciones, incluyendo:
  • Seguimiento
  • Evaluación
  • documentación de informes.
• Coordinar la logística de reuniones estatales y regionales relacionadas con iniciativas del DWEOP.
  • Monitorear y mantener inventarios de recursos.
  • Coordinar con:
    • organizaciones afiliadas
    • socios de la coalición
    • equipos internos de proyectos para asegurar la implementación fluida e inclusiva de eventos.
• Trabajar con empresas, proveedores y consultores, incluyendo:
  • espacios para eventos
  • Intérpretes
  • Traductores
  • proveedores de impresión
  • cuidado infantil
  • servicios de catering
  • alquiler de equipos
  • plataformas tecnológicas.
  • Coordinar apoyo de personal y voluntarios para la ejecución logística.
  • Dar seguimiento a gastos logísticos y asegurar alineación con los presupuestos de actividades y campañas.
  • Coordinar la producción y distribución estatal de materiales educativos y de campaña multilingües (impresos y digitales).
• Viajar regularmente dentro de California, incluyendo:
  • Sur de California / Los Ángeles (aproximadamente una vez al mes)
  • Sacramento (hasta 10 veces durante la temporada de campañas)
  • Eventos en el Área de la Bahía (aproximadamente 4 veces al año)
  • Algunos eventos pueden requerir trabajo en las noches y/o fines de semana.

Operaciones y Sistemas Administrativos

• Administrar los espacios de oficina de la coalición en Los Ángeles, unidades de almacenamiento externas y equipos compartidos para garantizar entornos seguros, organizados y bien mantenidos.
• Actualizar e implementar lineamientos administrativos y operativos internos, incluyendo procedimientos para:
  • uso de oficinas
  • acceso a almacenamiento
  • préstamo de equipos
  • solicitudes logísticas.
• Mantener bases de datos centralizadas para:
  • participantes del DWEOP
  • participación de empleadores
  • organizaciones aliadas
  • contactos de campañas.
• Mantener calendarios del DWEOP, cronogramas de implementación y sistemas de gestión de proyectos.
• Apoyar la documentación de:
  • flujos de trabajo del DWEOP
  • guías internas
  • Plantillas
  • Manuales
  • para fortalecer la memoria institucional.
• Coordinar comunicaciones con proveedores y procesar:
  • Facturas
  • solicitudes de reembolso
  • formularios W-9
  • documentación de apoyo para pagos.
• Dar seguimiento y apoyar la distribución de:
  • materiales de la coalición
  • paquetes de cuidado
  • arte de campañas
  • materiales de “Conozca sus derechos”
  • otros suministros.
• Participar en requisitos y sistemas de seguridad digital.
• Apoyar la comunicación interna entre equipos para garantizar claridad sobre:
  • Roles
  • Cronogramas
  • Entregables
  • Responsabilidades.
• Apoyo de Programas, Interpretación y Participación
• Coordinar apoyo de acceso lingüístico para reuniones y actividades del DWEOP, incluyendo:
  • coordinación de intérpretes (interpretación consecutiva o simultánea inglés-español)
  • traducción de documentos
  • toma de notas
  • control del tiempo
  • apoyo tecnológico.
• Apoyar seguimiento posterior a capacitaciones, evaluación y documentación de informes.
• Asumir roles operativos el día del evento cuando sea necesario.Construir y mantener relaciones de trabajo sólidas con:
  • miembros de la coalición
  • trabajadoras del hogar
  • empleadores
  • organizaciones aliadas.

Coordinación de Sistemas

• Mantener calendarios, cronogramas de implementación y sistemas de gestión de proyectos del DWEOP.
• Apoyar la documentación de procesos, guías internas y herramientas para fortalecer el conocimiento institucional.
• Coordinar relaciones con proveedores vinculados a la implementación del DWEOP.
• Apoyar comunicaciones internas entre programas, operaciones y equipos de la coalición.

Apoyo Administrativo

• Dar seguimiento a gastos del DWEOP, incluyendo:
  • Estipendios
  • materiales de alcance
  • Viajes
  • Espacios
  • pagos a proveedores.
• Preparar y procesar facturas y reembolsos en coordinación con socios de patrocinio fiscal.
• Apoyar el seguimiento de entregables de subvenciones y documentación de cumplimiento.
• Asistir con procesos de sub-subvenciones cuando corresponda.
• Mantener registros digitales y físicos organizados para fines de auditoría.

Coordinación con la Coalición y Partes Interesadas

• Preparar materiales para reuniones, tomar notas cuando sea necesario y dar seguimiento a acciones.
• Apoyar coordinación de viajes y agendas para personal y líderes trabajadoras del hogar.
• Apoyar sistemas de comunicación con socios comunitarios y redes de empleadores.
• Brindar apoyo de personal para reuniones de la coalición y movilizaciones estatales, incluyendo:
  • interpretación para grupos pequeños
  • traducción de documentos
  • apoyo técnico
  • toma de notas
  • control del tiempo.
• Facilitar algunas agendas, actividades de construcción de relaciones y grupos de trabajo.
• Asumir roles logísticos durante actividades.
• Construir relaciones con miembros de la coalición.
• Participar en todas las reuniones, incluyendo:
  • reuniones de personal cada dos semanas
  • reuniones de preparación del Comité Directivo.

Calificaciones requeridas

• 3-5 años de experiencia en operaciones organizativas y logística, incluyendo operaciones de oficina, sistemas de comunicación y planificación de eventos.
• Dominio bilingüe inglés-español (escrito y verbal).
• Fuertes habilidades organizativas y de gestión de proyectos.
• Experiencia coordinando eventos o logística de programas en organizaciones comunitarias o sin fines de lucro.
• Capacidad para crear y mantener sistemas de seguimiento (hojas de cálculo, bases de datos, herramientas de gestión de proyectos).
• Dominio de Google Workspace y programas de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint).
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Capacidad para manejar información confidencial con integridad.
• Compromiso demostrado con la justicia racial, de género, económica y para inmigrantes.
• Conexión con las experiencias de trabajadores de bajos salarios, comunidades inmigrantes y liderazgo de mujeres de color.
• Capacidad para trabajar colaborativamente en equipos y espacios de coalición.

Calificaciones preferidas

• Dominio de otros idiomas hablados por las comunidades que servimos (Tagalo, Mandarín o Cantonés).
• 3-5 años de experiencia en coordinación de programas o logística de campañas.
• Experiencia alineando operaciones con valores organizacionales como justicia lingüística y accesibilidad.
• Experiencia apoyando programas de educación comunitaria o derechos laborales.
• Experiencia coordinando eventos comunitários multilingües.
• Experiencia en organizaciones de coalición, laborales o movimientos sociales.
• Experiencia trabajando con estructuras de patrocinio fiscal.
• Experiencia con plataformas de gestión de proyectos y bases de datos.
• Experiencia apoyando informes de subvenciones.

Condiciones de empleo
Este es un puesto de tiempo completo (40 horas por semana). Salario estimado: $32.70 – $37.50 por hora (aproximadamente $68,000 – $78,000 anuales), dependiendo de la experiencia. Este es un puesto no exento, elegible para pago de horas extra. También es un puesto sindicalizado, sujeto a un Convenio Colectivo en proceso de negociación. Ofrecemos un paquete competitivo de beneficios que incluye:

• seguro médico
• Dental
• Visión

Igualdad de oportunidades
Somos un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y estamos comprometidos a construir un equipo que refleje las comunidades a las que servimos. Damos la bienvenida a solicitantes de todos los orígenes, incluyendo personas históricamente subrepresentadas en el liderazgo de organizaciones sin fines de lucro. Valoramos tanto la experiencia profesional como la experiencia vivida. Todos los solicitantes calificados recibirán consideración sin distinción de raza, color, origen nacional, religión, género, identidad de género, orientación sexual, embarazo, edad, discapacidad, estado militar u otra característica protegida por la ley.

Ambiente de trabajo / Demandas físicas
Este es un puesto híbrido-remoto basado en el sur de California, con presencia principal en el condado de Los Ángeles y participación presencial regular en la región.El rol incluye viajes periódicos a oficinas de CDWC en Oakland y San Francisco, así como viajes estatales ocasionales. El puesto requiere:

• trabajar en computadora por períodos prolongados
• hablar y escuchar claramente
• seguir instrucciones escritas y orales
• levantar hasta 48 libras
• caminar, conducir, escribir, sentarse y estar de pie según sea necesario.

Como aplicar: 
Envíe un currículum y respuestas breves a las siguientes preguntas de solicitud a través de este portal de empleo. Las solicitudes se revisarán conforme se reciban - https://workforcenow.adp.com/mascsr/default/mdf/recruitment/recruitment.html?cid=c858a322-00a0-4526-9713-59699ec1e4bf&ccId=9200864681528_2&jobId=580066&source=CC2&lang=en_US 

• ¿Por qué le interesa este puesto en la Coalición de Trabajadoras del Hogar de California? ¿Cómo se alinea nuestra misión con sus valores personales y profesionales?
• ¿Puede comunicarse con fluidez tanto en inglés como en español?
• Cuéntenos sobre su experiencia apoyando la contratación, planificación de la fuerza laboral u operaciones de personal. ¿Cómo ha utilizado datos, sistemas o proyecciones para informar decisiones de personal?
• Cuéntenos sobre su experiencia construyendo o apoyando sistemas de gestión del desempeño, rendición de cuentas o gobernanza interna. ¿Cuál fue su rol y qué impacto tuvo?

CDWC contrata a Resilient Strategies LLC para brindar soporte administrativo y operativo, lo que incluye la contratación y la gestión de empleo. Resilient Strategies es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y aplica la acción afirmativa. Se alienta a postularse a las personas queer, trans, no binarias, negras, indígenas, personas de color, personas con discapacidad, padres y madres, personas que han sido o son afectadas por el sistema, personas inmigrantes, y a cualquier persona que haya experimentado opresión sistémica y/o violencia de género. En cumplimiento con la Ordenanza de Oportunidades Justas (Fair Chance Ordinance) de San Francisco, consideraremos para el empleo a los candidatos calificados que cuenten con antecedentes de arrestos o condenas.